Une culture user centric
Agicap est un outil aidant les TPE (très petites entreprises) et PME (petites et moyennes entreprises) à mieux gérer leur trésorerie et donc pouvoir avoir les leviers de décisions pour embaucher de nouvelles personnes, ouvrir de nouveaux bureaux, ou devoir réguler leurs dépenses. On demande souvent aux designers de se mettre à la place des utilisateurs. Dans notre cas, pas la peine, car on ne sera pas (ou dans très peu de cas) un utilisateur. La meilleure façon de travailler sur le produit et d’aller chercher les réponses auprès de celles et ceux qui les ont : les utilisateurs. Ils sont au centre des solutions depuis le jour 1 et le sont toujours. La collaboration ambiante au sein de l’équipe Product design est quelque chose qui surprend souvent les nouveaux·elles arrivant·e·s. Nous mettons tout en œuvre pour que les designers soient dans des conditions d’échanges propices et nous nous assurons qu’ils ne se retrouvent par à travailler en silo.
Notre organisation Produit
L’organisation Produit d’Agicap a pour but de construire les meilleures solutions à destination de nos clients. Pour ce faire, elle est partagée en 3 équipes. Cela représente actuellement une quarantaine de profils (fin 2021).
L’équipe Design
L’équipe Design est divisée en 3 design studios, répartis en fonction des product lines d’Agicap. Cela permet de favoriser la collaboration au sein de l’équipe, par périmètre fonctionnel, tout en gérant la transversalité de la conception.
• Quelle est la composition de l’équipe product design ?
À la fin 2021, notre équipe se compose de 12 Product Designers, de profil et séniorité variés et complémentaires, d’une Design Ops et d’un Head of Design en charge de l’équipe. Dès 2022, nous intégrerons de nouveaux Product Designers qui complèteront les équipes avec d’autres postes ouverts Afin de continuer à structurer l’équipe et la consolider, nous intégrerons des rôles de Product Design Managers. Nous voulons aussi tirer profit de la force de notre Design System en créant une équipe dédiée avec entre autre un rôle de System Designer. L'enjeu du content design est aussi valorisé, c’est pourquoi nous allons également des postes de UX Writers/Content Designer dans les pays où nous sommes présents : à commencer par l’Allemagne et l’Espagne.
L’équipe Product Management
Nous avons plusieurs Tribes et Product-Lines menées par 4 Lead Product Managers, responsables d’équipe de Product Managers, répartis par périmètre fonctionnel pour répondre au mieux aux besoins de nos clients et utilisateurs.
L’équipe Product Ops
Nos Product Ops sont présents afin d’apporter un support transverse sur les différentes équipes produit que ça soit sur des sujets comme la data ou le support ou même la recherche utilisateur.
Plus d’informations au sujet de notre structure produit dans l’article Produit.
Comment se déroule la conception produit chez Agicap ?
Notre approche de conception roduit est proche de la méthode du Double Diamond. Nous commençons toujours par de la Discovery, nous redefinissons ensemble le cœur du problème que nous avons identifié lors de la phase Define, pour ensuite construire la ou les solutions pendant le Develop, et enfin le partager à nos utilisateurs au Delivery. De manière étendue, en amont et en aval, nous prenons également soin d’analyser et de monitorer en continu nos retours utilisateurs et data, de manière quantitative.
Discovery User-centric
Quelque soit les départements, la voix de l’utilisateur est primordiale dans toutes nos prises de décision.
Agicap s’est fondé sur un besoin utilisateur très concret. De fait, la user research est inscrite dans l’ADN de l’entreprise, à tout niveau, et cela depuis la création de l’entreprise, en 2016. C’est naturellement que chaque initiative produit, prend pour point de départ les retours utilisateurs. Nous échangeons avec eux à travers plusieurs moyens :
- La remontée à travers les échanges avec les Customer Success ou les Account Executives sont collectés dans un Product Board
- Des surveys poussés in-app avec des outils comme Intercom ou Gainsight
- Des interviews utilisateurs afin de mieux comprendre les problématiques de nos clients
- Des tests utilisateurs afin de s’assurer que la solution proposée réponde à la problématique de base (et vérifier l’usabilité de la solution)
Priorisation
Nous utilisons entre autre des outils comme Dovetail et Product Board pour répertorier les retours des utilisateurs. C’est donc de manière rationnelle que nous pouvons prioriser les sujets que nous abordons pour apporter des réponses concrètes et sans apriori. Par la suite, les Product Managers et Product Designers vont conjointement abordés ces sujets avec de la recherche utilisateur complémentaire pour s’aligner sur la problématique afin d’assurer une solution adaptée et optimale. Ils définissent ensemble les Features et User Stories qui en découlent, pour préparer les Sprints de développement technique.
Conception UX et UI
La conception UX et UI est de la responsabilité des Product Designers, pour cela, ils peuvent s’appuyer sur Flipper, notre Design System. Ainsi que le partage au sein de l’équipe pour s’assurer que les user flows soient pertinents et viables, et que l’expérience soit ainsi consistante. Test utilisateurs Nous entretenons un niveau d’exigence et d’excellence important, c’est pourquoi nous exposons toujours nos solutions à nos utilisateurs avant de les pousser en production. Cela nous permet de valider et dérisquer nos propositions et d’apprendre continuellement, tout en assurant un haut niveau de qualité d’expérience utilisateur à nos clients.
En conclusion, chez Agicap, les Product Designer ont un rôle que l’on peut qualifier de “full-stack”, car ils interviennent de bout en bout de la conception, autant dans la phase de recherche, que de conception, de test utilisateur et la coconstruction du Design System. La collaboration au sein de l’organisation Product, un pilier essentiel
Quels sont les rituels de l’équipe Design ?
Au sein de l’équipe Design, on retrouve quelques rituels communs à toutes les équipes. D’autres spécifiques viennent s’ajouter par Design Studio, afin de répondre à des besoins spécifiques de collaboration.
Pairing
Nous sommes convaincus qu’on réfléchit mieux à plusieurs que seul dans son coin. Le pairing répond donc à apporter de la valeur et de la connaissance de manière collaborative. Cela consiste à travailler à plusieurs sur un même sujet afin de tout simplement diverger puis converger plus rapidement sur des solutions.
Design discussions
Fort de nos différents profils, et pour faciliter le partage transversal, qu’il s’agisse de problématique Product Design, Design System ou bien de partage de veille, les Design Discussions est un espace d’échange dédié à problématiques que l’équipe rencontre ou un partage de bonnes pratiques ou un retour d’expérience.
Design Critiques
Les Designers sont invité·e·s à partager au plus tôt et le plus souvent leurs travaux, auprès de leur camarade d'équipe comme leur collègue Product Managers. La design critique leur permet de le faire en direct en partageant le contexte nécessaire ainsi que d’expliciter les retours qu’ils recherchent pour avancer. Tous les designers sont là pour partager leurs feedbacks. Est également invité Romain, notre User Researcher Ops et les Product Managers qui travaillent sur les sujets présentés, afin de co-construire nos solutions.
Communication
Toute l’entreprise communique grâce à Slack. Nous y trouvons des channels communs à l’organisation Product, aux différentes Tribes et Product Lines. Notre Design System est, lui aussi, équipé de plusieurs channels dédiés pour faciliter la collaboration et la communication, notamment asynchrone avec les développeurs. Coté Design, nous avons mis en place différents channels pour :
- Solliciter une collaboration sous forme de pairing avec un·e autre designer
- Partager de la connaissance, des bonnes pratiques, des ressources ou des évènements pour grandir ensemble.
- Partager diverses informations au sein de l'équipe
En parallèle des outils de communication, nous avons différents meetings faisant office de point de rencontre et d’échange entre les différents rôles qui interviennent à la conception de nos produits, que ce soit le Product Weekly, ou les daily, réunions de tribes ou squads, toujours dans le but de nous faire avancer sur les sujets.
Comment les Designers collaborent avec les Développeurs ?
Le cœur de la collaboration entre Designers et Développeurs se fait autour de notre Design System, qui est une pierre angulaire de nos métiers, donc avec des profils front-end. Aujourd’hui nous sommes encore dans un schéma d’équipe décentralisée, c'est-à-dire que chacun est contributeur sur le Design System, autant du côté conception que du côté développement. Cela implique beaucoup de communication au sein des équipes, qu’inter équipe. Que ce soit au niveau du Design System comme sur la conception des produits, notre collaboration s’inscrit tout au long de la conception jusqu’à la mise en production, avec des phases clés de sollicitation de réalisation technique, de nommage des éléments, de recette, etc.
Comment les Product Designers peuvent-ils évoluer chez Agicap ?
Jour après jour, l’émulsion de l’équipe, les challenges produits et les possibilités de collaborer entre designers sur des sujets émergents amènent plein de découverte et des défis qui nous font tous grandir.
Afin de garantir la progression de chacun à titre individuel, nous avons également mis en place depuis plusieurs mois, un “Skill mapping” qui permet d’identifier les opportunités d’évolution sur des thématiques spécifiques, trimestre par trimestre, autant “soft skills” que “hard skills”.
Notre prochain objectif est de pouvoir prendre de la perspective à une plus grande échelle et d’offrir des propositions d’évolution très concrètes à chacun des Designers, en construisant notre "career path”.
Par ailleurs, nous valorisons autant que possible l’évolution quel que soit le chemin choisi parmi 3 tracks différentes :
- La spécialisation : UX Writing, User Research, Design System, Design Ops
- L’expertise : Lead Product Designer, Individual Contributor, Mentor et Expert Produit
- Le management : l’encadrement d’une équipe de Designers avec des rôles de Design Managers.
Quels sont les outils utilisés par les Product Designers chez Agicap ?
Figma
Depuis le début, nous nous sommes appuyés sur la puissance de Figma pour la conception d’Agicap. Au-delà d’être un bon outil de conception UX et UI, il s’agit pour nous aussi d’utiliser les fonctionnalités de collaboration en tant que “Product tool”, car c’est le point nevralgique où l’on échange de manière concrète et constructive en tant que Designers avec les Product Managers et Développeurs, qui y sont impliqués tout du long.
Design System
Lors de l’arrivée du premier Product Designer au sein d’Agicap, la création d’un Design System a été clé afin d’optimiser le temps de conception et améliorer les échanges avec les développeurs. C’est ainsi que Flipper est né. Il s’agit bel et bien d’un Design System, composé de :
- Le UI kit a été créé au sein de Figma en se basant sur des librairies existantes tel que Lexicon.
- La documentation est hébergée sur Zeroheight et regroupe les connaissances Brand, Product et Tech. Il s’agit de manière fondamentale de notre source de vérité commune.
- Les composants techniques sont hébergés sur Storybook, ce qui permet d’héberger les composants “vivants” et intéractifs, ainsi que leur détail et documentation technique spécifique, et donc de faciliter leur recette (autrement appelé QA - Quality Assurance). Le Storybook est détenu par les développeurs front-end, qui pousse les stories directement dans le Zeroheight ensuite.
- L’évolution du Design System est gérée via Notion
- Les process et workflow sont schématisés via des flowcharts pour être intelligibles par toutes les parties prenantes.
La gouvernance côté Product Design est pour le moment détenue par tou·te·s les Product designers. Chacun·e doit s’approprier Flipper afin de pouvoir y contribuer au mieux. Malgré tout, avec l’équipe qui s’agrandit, nous nous apercevons que cela présente des limites. Une équipe dédiée (System Designer + System Engineer) sera bientôt en 2022 afin d’améliorer la conception, l’implémentation technique, et la consistance de nos produits.
Pour en savoir plus sur notre Design System, voici 2 articles :
Mise en place du Design System chez Agicap —part.1
Mise en place du Design System chez Agicap —part.2
Comment collectons-nous et analysons-nous la donnée chez Agicap ?
Nous avons une panoplie d’outils pour collecter les données et les analyser, ce qui nous sert à compléter notre discovery qualitative par de l’information quantitative.
Product Board
Product Board nous permet de répertorier les retours utilisateurs et de les trier par Tribes et Squads, afin de connaitre spécifiquement les frustrations et besoins de nos utilisateurs pour les résoudre et y répondre de manière pragmatique. S’appuyer sur un tel outil nous permet d’être impartiaux et alignés sur les enjeux Produit.
Dovetail
Autre fois centralisée sur Notion, notre recherche utilisateur est à présent sur Dovetail, qui nous permet à la fois de centraliser, hiérarchiser et aussi partager notre recherche utilisateur de manière ultra qualitative et donc impactante, à l’échelle de toute l’équipe Produit.
Looker, Heap, Hotjar
D’autres outils nous apportent de la donnée quantitative sur des périmètres précis, tel que Looker qui nous permet de centraliser de la remontée de flux, et nous générer des tableaux de bord que nous pouvons analyser périodiquement. Heap nous permet d’être davantage orientés comportement utilisateur en traquant des évènements particuliers et ainsi mieux comprendre l’usage de nos produits. Quant à Hotjar, il nous permet via notamment les screenrecording d’identifier les frustrations de nos utilisateurs ou au contraire les patterns qui fonctionnent le mieux.
Notion et Slack
Ces deux outils génériques sont utilisés de manière transverse par toute l’entreprise.
Comment se déroule le processus de recrutement Product Design ?
Nous recherchons de manière continue de nouveaux talents pour nous rejoindre, quelque soit leur spécialité : Product designer, UX Writer/Content designer, UX Researcher, System Designer, Product Design Manager, afin de garantir une expérience utilisateur idéale à nos clients via une conception de qualité.
Le processus se fait en 4 étapes :
- Un échange avec un·e de nos recruteur·euse·s afin de valider l'alignement,
- Un échange avec Luc (notre Head of Design) ou Marie-Aline (notre Design Ops), afin de valider votre compréhension produit,
- Une présentation d’un projet sur lequel tu as travaillé devant 2 Product designers, afin de valider ta méthodologie et tes compétences techniques
- Un échange avec le CPO, afin de comprendre tes motivations
Dans l’équipe, nous avons à cœur d’établir une relation avec chaque candidat·e. C’est pourquoi, comme dans toute relation, nous faisons au mieux pour être transparent et honnête avec vous, et misons sur la réciprocité.
L’onboarding Product Design
Il est découpé en 2 parties qui se complètent :
L’Onboarding général :
Toutes les équipes et tous les pays commencent chez Agicap par un onboarding commun et générique : L’équipe People assurent les 2 premières matinées, dédiées aux présentations de chaque grande division de l’entreprise, effectuées par tous les responsables de départements et les 3 co-fondateurs, afin d’assurer une vision 360° de la structure et des enjeux d’Agicap. Nous mettons tout en œuvre pour que chacun soit en mesure de maîtriser chaque élément de son nouvel univers et de comprendre pleinement la vie d'Agicap.
Onboarding Product Design
Par la suite, l’onboarding Product Design partage une track commune avec l’onboarding Product Management, notamment sur la structure et l’organisation Produit, les outils et rituels. Avant de se spécialiser pour prendre connaissance des méthodes, pratiques et usages spécifiques au Product Design, comme le Design System, l’organisation Figma, les rituels de l’équipe et l’organisation en Design Studio. Nous capitalisons dès le début sur l’entre-aide et la bienveillance, c’est pourquoi nous avons mis en place un système de “Design Buddy” qui permet sur les premières semaines d’être guidé et accompagné par un Designer de l’équipe déjà en place, afin de lui poser des questions et de lui demander conseil. À l’issu de l’onboarding, chaque Designer a acquis les connaissances et compétences nécessaires pour aborder son nouveau rôle avec sérénité et confiance.
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